Das Team ist zu klein für Unternehmenswachstum, die Führungsetage steht Neuerungen kritisch gegenüber und das Potenzial der Digitalisierung bleibt ungenutzt: Viele Treuhandunternehmen bewegen sich nah ihrer Kapazitätsgrenzen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Ihr Treuhandunternehmen mittels innovativer Technologien Kapazitätsgrenzen neu definieren kann.
Haben Sie – nicht nur während der Busy Season – manchmal das Gefühl, Ihr Treuhandunternehmen habe bald keine Kapazität mehr für neue Mandate? Mussten Sie aufgrund des Fachkräftemangels in der Treuhandbranche bereits Wachstumspläne auf Eis legen? Wünschen Sie sich oft, der Arbeitstag hätte mehr Stunden, damit Sie und Ihr Team sich neben dem Tagesgeschäft vermehrt um die Beratung kümmern können? Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit «ja» beantworten, kann es sein, dass Ihr Treuhandunternehmen in nicht allzu ferner Zukunft seine Kapazitätsgrenze erreicht. Was bedeutet dies? Gemäss dem Wirtschaftslexikon 24 ist eine Kapazitätsgrenze «das maximale Leistungsvermögen einer oder mehrerer Organisationseinheiten in einem Zeitabschnitt». In diesem Blogbeitrag zeigen wir die häufigsten Gründe auf, wieso Treuhandunternehmen ihr Leistungsvermögen nicht steigern können und Kapazitätsgrenzen erreichen.
Es waren einmal drei Treuhandunternehmen… Nein, hier erwartet Sie kein Märchen fernab der Realität der Arbeitswelt. Um das Thema Kapazität im Treuhandwesen besser zu veranschaulichen, haben wir drei Beispiele skizziert.
Fachkräftemangel, starre Strukturen und geringe Innovationsfähigkeit verhindern Wachstum
Beim Treuhandunternehmen A ist man überzeugt, dass Wachstum in erster Linie durch mehr personelle Ressourcen entsteht. Seit Jahren wirbt Treuhandunternehmen A darum aggressiv um Treuhandfachkräfte. Für jedes grössere Kundenprojekt, das Treuhandunternehmen A neu gewinnt, rekrutiert es zusätzliche Treuhand-Profis. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels im Treuhandwesen wird es jedoch immer schwieriger, alle offenen Stellen zu besetzen. Die Führungskraft von Treuhandunternehmen A kann die ehrgeizigen Pläne bald nicht mehr vorantreiben, ohne den bestehenden Mitarbeiter:innen zu viel zuzumuten.
Im Treuhandunternehmen B gibt es Prozesse, Reglemente und Pläne für alles. Durch die strikten Strukturen und die gute Planung kann Treuhandunternehmen B alle Mandant:innen zufriedenstellend betreuen. Die Treuhänder:innen sind zwar stark ausgelastet, aber Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind gerecht verteilt. Es kommt nur selten zu Überstunden, doch die Zeit für neue Projekte fehlt. Treuhandunternehmen B ist strikt hierarchisch aufgebaut. Unternehmen mit starren Hierarchien können das Potenzial und die Chancen der Digitalisierung mangels Agilität oftmals weniger gut ausschöpfen als Unternehmen mit flachen Hierarchien. Im Treuhandunternehmen B sind Entscheidungswege lang und Handlungsinitiativen kommen nur aus der Führungsetage. Mitarbeitende haben wenig bis keine Entscheidungsgewalt. Treuhandunternehmen B fehlt es dadurch an Innovationskraft und es reagiert langsamer auf die Veränderungen in der Branche als weniger stark hierarchisch organisierte Unternehmen.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag können Führungskräfte von Treuhandunternehmen nachlesen, was die Transformation der Arbeitswelt für die Treuhandbranche bedeutet und wieso Sie sich von starren Hierarchien lösen sollten.
Treuhandunternehmen C setzt neben qualifizierten Mitarbeitenden und etablierten Prozessen mit Raum für Agilität auf neue Technologien. Repetitive Aufgaben mit hohem Automatisierungspotenzial wie beispielsweise die Belegextraktion oder das Abstimmen von Nebenbücherbuchungen erledigen im Treuhandunternehmen C nicht mehr Treuhänder:innen, sondern Treuhandsoftware. Die eingesparte Zeit können die Mitarbeitenden dafür verwenden, neue Services zu entwickeln, mit denen Treuhandunternehmen C seine KMU-Kund:innen in Zukunft noch besser betreuen kann. Die Automatisierung von Routinetätigkeiten hat Treuhandunternehmen C zudem den Druck genommen das operativ tätige Team für neue Projekte auszubauen oder Sachbearbeiter:innen nach einer Kündigung sofort ersetzen zu müssen. Auch im Rekrutierungsprozess punktet Treuhandunternehmen C mit dem Einsatz innovativer Technologien. Die Treuhand-Profis der Generationen Y und Z wollen sich nämlich nicht mehr mit bloss teilweise digitalisierten Prozessen und zeitaufwändigen Softwarebrüchen herumschlagen. Technologien sind in den letzten Jahren zu einem wichtigen Faktor bei der Arbeitsplatzgestaltung geworden.
Nur Treuhandunternehmen, die das Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen, können wachsen
Die drei Beispiele sind bewusst etwas überspitzt dargestellt, aber in vielen Treuhandunternehmen sind die Szenarien nicht ganz so weit von der Realität entfernt, wie Sie vielleicht denken. Kommen Ihnen zum Beispiel Treuhandunternehmen in den Sinn, die aufgrund des Fachkräftemangels keine zusätzlichen Grossprojekte annehmen können oder wollen? Wie vielen Treuhandunternehmen fehlt es aufgrund starrer Strukturen und strikter Hierarchien an Innovationsfähigkeit? Und in wie vielen Betrieben müssen gut ausgebildete Sachbearbeiter:innen nach wie vor Belege abtippen?
Von den hier skizzierten fiktiven Treuhandunternehmen dürfte einzig C, das sich die Chancen der Digitalisierung zunutze macht, mittelfristig wachsen können. Die Auslagerung von Routinetätigkeiten an Treuhandsoftware (wie es Treuhandunternehmen C macht) entlastet Treuhandunternehmen signifikant. Eine voll automatisierte Buchhaltungslösung ohne Softwarebrüche macht die manuelle Dateneingabe komplett überflüssig, womit sich der Aufwand rund um die Buchführung für Sie und Ihr Team auf Kontrollaufgaben reduziert.
So hilft Treuhandsoftware Ihnen dabei, Kapazitätsgrenzen neu zu definieren
Bedenken Sie, dass Treuhandunternehmen auch mit dem Fortschreiten der Digitalisierung und dem Aufkommen intuitiv bedienbarer Buchhaltungssoftware die zentrale Anlaufstelle für alle betriebswirtschaftlichen und finanziellen Anliegen der von Ihnen betreuten Unternehmen bleiben. Sie als Treuhandprofis überwachen die Buchhaltung Ihrer Mandant:innen, beraten und schreiten bei Problemen proaktiv ein. Die Digitalisierung und die oben beschriebe Automatisierung von repetitiven Tätigkeiten ermöglicht jedoch mehr Fokus auf das, was bei Ihren Mandant:innen einen erkennbaren Mehrwert erzeugt.
Nachdem Ihr Treuhandunternehmen die Kapazitätsgrenzen neu definiert hat, ist es an der Zeit, den Marktanteil zu vergrössern. Definieren Sie, inwiefern sich Ihr Treuhandunternehmen von der Konkurrenz abhebt. Wie können Sie diese Vorteile weiter ausbauen? Welche Kundensegmente möchten Sie künftig ansprechen? Durch Spezialisierungen entstehen Effizienzgewinne. Um Synergien zu schaffen und Skaleneffekte auszunutzen, sollte sich Ihr Treuhandunternehmen auf bestimmte Kundensegmente fokussieren. Pflegen Sie Kundenbeziehungen. Es ist vielfach einfacher und günstiger, die Beziehung zu bestehenden Kund:innen zu vertiefen, statt neue anzuwerben. Ob Finanzierungsfragen, Prozessoptimierungen oder dem Erstellen eines Spesenreglements: Finden Sie heraus, bei welchen administrativen Tätigkeiten Ihre Mandant:innen Unterstützung brauchen und welche Rolle Ihr Treuhandunternehmen dabei einnehmen kann.
