Treuhand

Prozessoptimierungen erlauben Treuhandunternehmen, effizienter zu arbeiten. Der erste Schritt bei der Prozessoptimierung sollte sein, Ihre aktuellen Prozesse auf Schwachstellen und Ineffizienzen zu untersuchen. In diesem Blogbeitrag erfahren Führungskräfte von Treuhandunternehmen, wie sie Optimierungspotenzial in ihren Prozessen aufdecken können.

Die mit der Digitalisierung einhergehenden neuen Geschäftsmodelle, Arbeitsweisen, Zusammenarbeitsformen und Technologien eröffnen Treuhandunternehmen vielfältige Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels in der Treuhandbranche und der schwachen Konjunkturprognose ist Effizienz für Treuhandunternehmen zu einem noch wichtigeren Wettbewerbsvorteil geworden. Mit Prozessoptimierungen können Sie Ineffizienzen beseitigen und die Produktivität Ihres Teams steigern.

Treuhandunternehmen sollten die digitale Transformation ganzheitlich angehen und sich nicht darauf beschränken, analoge Prozesse digital abzubilden oder ein neues Dokumentenmanagementsystem anstelle von Papierordnern einzuführen. Bloss weil Sie nicht mehr alle Unterlagen physisch ablegen, heisst dies noch lange nicht, dass Ihr Treuhandunternehmen die digitale Transformation erfolgreich gemeistert hat. Im Gegenteil: Treuhandunternehmen, die Geschäftsprozesse basierend auf analogen Denkweisen digitalisieren und die Prozesse nicht gleichzeitig auch optimieren, entwickeln sich kaum weiter.

Lesetipp: Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, wieso digitale Prozesse noch kein innovatives Treuhandunternehmen machen.

Die digitale Transformation im Treuhandwesen basiert auf den fünf Säulen Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Prozesse, Kundenbeziehungen und Technologien. Diese Säulen existieren nicht unabhängig voneinander und spielen stets zusammen. Damit Ihr Treuhandunternehmen maximal von Prozessoptimieren profitieren kann, müssen Sie also auch bereit sein, Ihr Geschäftsmodell, die Arbeitsweise, die Zusammenarbeit mit Ihren Kund:innen und den Einsatz von Technologielösungen neu zu denken. Es braucht eine Digitalisierungsstrategie.

Checkliste für Prozessoptimierungen in Treuhandunternehmen

Wie können Treuhandunternehmen im Rahmen der digitalen Transformation mit Prozessoptimierungen beginnen? Als erstes müssen Sie sich allfälliger Schwachstellen und Ineffizienzen bewusst werden. Wie oben beschrieben spielen Prozesse in Treuhandunternehmen mit den Säulen Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Kundenbeziehungen und Technologien zusammen.

Nachfolgende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, das Optimierungspotenzial in Ihren Prozessen über alle Transformationssäulen hinweg aufzudecken.

Geschäftsmodell

Das Herzstück der digitalen Transformation ist Ihr Geschäftsmodell. Darum sollten Sie dieses kritisch hinterfragen, bevor Sie mit Prozessoptimierungen starten.

  • Wie zukunftsfähig ist Ihr aktuelles Geschäftsmodell? Wie können Sie heute die Grundlage für die Verjüngung Ihres Geschäftsmodells legen?
  • Was braucht es, damit Ihr Treuhandunternehmen auch in Zukunft bei den für Sie relevanten Kundensegmenten punktet?
  • Wie schnell können und wollen Sie auf branchenübergreifende Trends wie beispielsweise die gesteigerte Nachfrage nach Gesamtlösungen, CFO-Services durch Treuhandunternehmen oder mehr Transparenz reagieren?
  • Inwiefern schöpft Ihr Treuhandunternehmen das Potenzial der Digitalisierung aus? Wie entschärfen Sie Risiken?
  • Wie stehen Sie KMU-Ökosystemen gegenüber, welche die zunehmende Nachfrage nach Gesamtlösungen seitens KMU-Kund:innen abdecken? Welche Rolle kann Ihr Treuhandunternehmen in einem KMU-Ökosystem einnehmen?

Mitarbeitende

Mit Prozessoptimierungen verändern sich auch die Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihrer Mitarbeitenden, die Arbeitsweise und die Zusammenarbeit im Team.

  • Macht die jetzige Arbeitsteilung nach wie vor Sinn? Können sämtliche Mitarbeiter:innen ihr Potenzial ausschöpfen, sich einbringen und weiterentwickeln oder müssen sich Ihre Mitarbeitenden regelmässig mit dem Abwickeln von Routinetätigkeiten – die oftmals ein hohes Automatisierungspotenzial aufweisen – herumschlagen?
  • Wann und warum kommt es in Ihrem Team zu Leerläufen? Wie können Sie diese künftig vermeiden?
  • Wie federt Ihr Treuhandunternehmen den Fachkräftemangel in der Branche ab? Setzen Sie die vorhandenen personellen Ressourcen so gewinnbringend ein wie möglich?
  • Was unternehmen Sie, um auf dem Arbeitsmarkt umkämpfte Treuhänder:innen an Ihr Unternehmen zu binden?
  • Wie können Sie als Team effizienter zusammenarbeiten und Wartezeiten sowie Abhängigkeiten reduzieren und beispielsweise verhindern, dass Ihre Mitarbeitenden für Jahres- oder Zwischenabschlüsse Belegen nachrennen müssen? Gibt es Technologielösungen, die Ihnen dabei helfen?

Kundenbeziehungen

Das Optimieren von Arbeitsprozessen ermöglichen Ihnen, die Beziehung zu Ihren Kund:innen zu vertiefen.

  • Wie verändern sich die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Kund:innen und wie können Sie diese veränderten Kundenerwartungen mit neuen Services und Zusammenarbeitsformen weiterhin bestmöglich erfüllen?
  • Auf welche Kundensegmente möchten Sie sich mittel- und langfristig fokussieren?
  • Inwiefern erlauben Ihre aktuellen Prozesse eine 360-Grad-Betrachtung von potenziellen und bestehenden Kund:innen?
  • Sind Ihre Arbeitsabläufe so gestaltet, dass Ihre Mandant:innen möglichst einfach mit Ihrem Treuhandunternehmen zusammenarbeiten können?
  • Setzen Sie moderne Kollaborationstools, um die Koordination und Kommunikation mit Ihren Kund:innen zu vereinfachen, richtig ein?

Technologien

Verfolgen Sie die Entwicklung neuer Technologien mit und evaluieren Sie, welche Tools und Lösungen Ihre Prozessoptimierungen unterstützen können. Erleben Sie in einer kostenlosen Live-Demo, wie die Schweizer Treuhandsoftware Accounto Ihnen ermöglicht, Prozesse ganzheitlich zu optimieren.

  • Gibt es Softwarebrüche, die Ihnen und Ihrem Team den Arbeitsalltag erschweren? Wie können Sie dies künftig vermeiden?
  • Wie schützen Sie Ihre Systeme und Daten vor Fremdzugriffen?
  • Inwiefern machen Sie sich innovative Technologien zunutze, um Arbeitsprozesse einfacher zu gestalten und Leerläufe sowie Wartezeiten verhindern?
  • Schöpfen Sie das Potenzial moderner Technologien aus, um Ihren Fachkräften ein produktives Arbeitsumfeld bereitzustellen?
  • Welche nicht-geschäftsrelevanten Routinetätigkeiten können Sie automatisieren und mehr Zeit schaffen für diejenigen Themen, die Ihrem Treuhandunternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen?

Ob Geschäftsmodell, die Zusammenarbeit im Team, die Beziehung zu Ihren Mandant:innen oder der Einsatz von Technologien: Mithilfe Ihrer Antworten auf die in der Checkliste gestellten Fragen können Sie erkennen, bei welcher Transformationssäule das grösste Optimierungspotenzial besteht.

Extratipp: Im praxisbezogenen Transformationsworkshop von Accounto am Donnerstag, 15. Juni 2023, befähigen Branchenkenner:innen und Transformations-Coaches Sie dazu, Prozessoptimierungen in Ihrem Treuhandunternehmen richtig anzugehen.