Gemäss dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft ist die fehlende Kontrolle über Finanzen einer der Hauptgründe, wieso Unternehmen in der Schweiz scheitern. Selbst Unternehmen, die zum Jahresabschluss keinen ausführlichen Finanzbericht erstellen und stattdessen bloss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung benötigen, müssen ihre Geschäftszahlen möglichst effizient festhalten können.
Eine tagesaktuelle Buchhaltung kann eine grosse Hilfestellung sein, um jederzeit einen Überblick über die finanzielle Situation deines KMU zu haben. Was genau ist den eine tagesaktuelle Buchhaltung? Bei einer tagesaktuellen Buchhaltung werden alle relevanten Geschäftszahlen wie Ausgaben (Belege, Bankbelastungen, etc..) und Einnahmen (Gutschriften) täglich aktualisiert und im besten Fall digital und voll automatisiert verbucht. Welche Vorteile bringt mir denn eine tagesaktuelle Buchhaltung?
In diesem Beitrag haben wir fünf gute Gründe, wieso dein KMU in Zukunft eine tagesaktuelle Buchhaltung braucht.
Schneller Geschäftsentscheidungen treffen
Soll das neue Geschäftsfahrzeug geleast oder direkt bezahlt werden? Lohnt es sich aus finanzieller Perspektive, das 15 Jahre alte Heizsystem auszutauschen? Wie viel teurer ist es, neue Kunden anzuwerben statt bestehende Kundenbeziehungen zu vertiefen und Up- oder Cross-Selling zu betreiben? Könnten die Lohnforderungen des neuen IT-Talentes in umsatzschwachen Monaten zu einem Cashflow-Problem beitragen? Nur wenn du deine Zahlungseingänge und -ausgänge lückenlos verbuchst, weisst du wirklich, wie es um dein Unternehmen steht.
Eine präzise und im besten Fall tagesaktuelle Buchhaltung ist eine wichtige Grundlage für datenbasierte und neutrale Geschäftsentscheidungen. Basierend auf den richtigen Zahlen aus der Buchführung kann das ganze Unternehmen – von Produktionsleitung über Marketingteam bis hin zu den Recruiting-Verantwortlichen – schnell und unvoreingenommen Entscheidungen treffen. Auch falls du einen Bankenkredit beantragen oder eine Finanzierungsrunde starten möchtest, sollte deine Buchhaltung so genau und aktuell wie möglich sein. Dank einer tagesaktuellen Buchhaltung kannst du die Lage des Unternehmens internen und externen Stakeholdern bestmöglich erklären.
Prozesse vereinfachen und Kosten senken
Wenn deine Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand ist, haben du und deine Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf geordnete und verlässliche Zahlen. Du erhältst beispielsweise, einen Überblick welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche nicht. Durch eine tagesaktuelle Buchhaltung verteilt sich dein Zeitaufwand für buchhalterische Aufgaben gleichmässiger und macht den Monatsabschluss einfacher. Ist deine Buchhaltung zudem automatisiert, brauchst du dafür nur wenige Minuten pro Woche. Über den ganzen Monat betrachtet sparst du also Zeit, welche du für dein Kerngeschäft investieren kannst.
Damit ist aber nicht genug! Durch eine tagesaktuelle und automatisierte Buchhaltung spart dein KMU nicht nur Lohnkosten für die Administration: Wenn du mit einem Steuerberater:in zusammenarbeitest, kannst du mit einer tagesaktuellen Buchhaltung schnell und einfach alle relevanten Zahlen liefern. Dies reduziert den Zeitaufwand für externe Revisionen und dein Unternehmen spart somit ebenfalls Geld.
Cashflow-Probleme frühzeitig erkennen
Wissen, wie viel Geld reinkommt und was davon wieder abfliesst: Wie oben beschrieben, können Unternehmen schneller und besser Entscheidungen treffen, wenn sie ihren Cashflow kennen. Der Cashflow (auf Deutsch Geldfluss oder Kapitalfluss) wird vielfach als wichtigste Betriebskennzahl bezeichnet. Mittels einer Cashflow-Berechnung kannst du den Geldzufluss und -abfluss in deinem KMU während eines bestimmten Zeitraums ermitteln. Eine tagesaktuelle Buchhaltung ist der beste Weg, um einen Überblick über den Kapitalfluss zu erhalten und Cashflow-Probleme aufzudecken. Falls du in einem Monat mal zu viel Geld ausgibst, siehst du das mit einer tagesaktuellen Buchhaltung frühzeitig und kannst allenfalls noch vor Monatsende gegensteuern.
Fehler rechtzeitig aufdecken
Je früher Fehler erkannt werden, desto einfacher sind sie zu beheben. Dies gilt auch für deine Buchhaltung. Durch den Einsatz einer tagesaktuellen Buchhaltung verhinderst du, dass du dich zum Monatsabschluss mit falschen Buchungen oder Einträgen herumschlagen musst.
Unser Tipp: Die tiefste Fehlerquote weisen voll automatisierte Buchhaltungssysteme auf. Dabei kümmert sich eine smarte Softwarelösung sowohl um Routineaufgaben als auch um Ausnahmefälle. Mit der Lösung von Accounto beispielsweise muss du nur noch Belege via App oder E-Mail übermitteln, mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen und diese freigeben.
Stellvertretungen effizient gestalten
Auch Vertretungen während Ferienabwesenheiten, Elternzeit oder krankheitsbedingte Ausfälle werden dank einer tagesaktuellen Buchhaltung einfacher. Die stellvertretende Person sieht genau, was in den Wochen zuvor gemacht wurde und was noch ansteht. So fallen zeitintensive Übergaben weg, Arbeiten werden nicht doppelt erledigt und es gehen keine Rechnungen unter. Die richtige Buchhaltungssoftware ermöglicht KMU, allen Mitarbeitenden genau die Zugriffsrechte zu geben, die sie auch tatsächlich benötigen.
Je nach Branche und Unternehmensgrösse unterscheiden sich die Anforderungen eines Betriebs an die Buchhaltung stark. Vielleicht kann dir unser Guide hier weiterhelfen. Wenn du aber konkret wissen willst, was es dir und deinem KMU bringen kann, wenn deine Buchhaltung stets auf dem neuesten Stand ist, dann vereinbare jetzt ein unverbindliches Gespräch mit uns. Accounto hilft dir dabei, deine Buchhaltung voll automatisiert zu führen und so ohne zusätzlichen Zeitaufwand von den Vorteilen einer tagesaktuellen Buchhaltung zu profitieren.
