Es gibt zahlreiche Fallbeispiele, wie das Ende 2022 veröffentlichte KI-Tool ChatGPT Unternehmen effizienter arbeiten lässt. In welchen Bereichen macht der Einsatz des Chatbots auch in der Treuhandbranche Sinn? In diesem Blogbeitrag finden Sie eine Übersicht, welche Aufgaben Treuhänder:innen an ChatGPT auslagern können.
Künstliche Intelligenz (KI) ist weltweit auf dem Vormarsch. Besonders der auf KI basierende Chatbot ChatGPT sorgte dieses Jahr für Furore und Tausende Unternehmen in der Schweiz arbeiten täglich damit. Unter Berücksichtigung von Datenschutzmassnahmen können auch Treuhandunternehmen ChatGPT nutzen, um Aufgaben zu automatisieren. Mithilfe der von Treuhänder:innen eingegebenen finanziellen Daten kann das KI-Tool zum Beispiel die Grundlage zur Erstellung von Finanzplänen und -prognosen liefern, finanzielle Kennzahlen berechnen und bei der Analyse von Geschäftsentwicklungen helfen. Im Risiko-Management kann ChatGPT potenzielle finanzielle Risiken identifizieren und Treuhänder:innen bei der Entwicklung von Strategien zur Risikominderung oder -vermeidung unterstützen. Bei der Überwachung von Compliance-Fristen und der Identifizierung kann ChatGPT Warnungen für wichtige Termine oder potenzielle Unregelmässigkeiten generieren.
Lesetipp: Erfahren Sie im ersten Teil der Blogbeitrag-Serie rund um ChatGPT, wie Treuhandunternehmen das KI-Tool im Arbeitsalltag produktiv einsetzen können.
Praxisbeispiel: ChatGPT verfasst ein Infoschreiben an Treuhand-Kund:innen
Eines der wichtigsten Einsatzgebiete von ChatGPT in der Treuhandbranche dürften aktuell Marketing und Kommunikation sein. Um dies zu testen, haben wir ChatGPT gebeten, eine Info-Mail an bestehende Treuhand-Kund:innen zu entwerfen. Die Botschaft der Nachricht ist, dass die Kommunikation künftig ausschliesslich via Treuhandsoftware oder E-Mail ablaufen soll.
Unsere Eingabe: Hallo ChatGPT, könntest du eine Infomail an meine Treuhand-Kund:innen schreiben? Es geht darum, dass wir künftig nur noch via Treuhandsoftware und Mail kommunizieren werden.
ChatGPT schlägt untenstehenden Inhalt vor. Die einzigen Änderungen, die wir manuell vorgenommen haben, betreffen die Formulierung. Stellenweise haben wir die Nachricht leicht gekürzt.
Betreff: Wichtige Information zur zukünftigen Kommunikation mit unserer Treuhandkanzlei
Liebe Kundinnen und Kunden
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wir möchten Ihnen heute eine wichtige Änderung in unserer Kommunikationspraxis mitteilen. Um unsere Dienstleistungen effizienter und sicherer zu gestalten, haben wir beschlossen, künftig verstärkt auf digitale Kommunikation über Treuhandsoftware und E-Mail umzustellen.
Diese Umstellung hat mehrere Vorteile:
- Sicherheit: Digitale Kommunikation über verschlüsselte E-Mails und Treuhandsoftware gewährleistet den Schutz Ihrer Daten und Informationen.
- Effizienz: Die Nutzung von digitalen Werkzeugen ermöglicht eine schnellere Verarbeitung Ihrer Anfragen und Dokumente.
- Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung von physischen Dokumenten und Postsendungen tragen wir gemeinsam zur Schonung unserer Umwelt bei.
Wie wird die Kommunikation ablaufen?
Treuhandsoftware: In Zukunft werden wir vermehrt die Treuhandsoftware verwenden, um Dokumente auszutauschen, Buchhaltungsinformationen zu übermitteln und Aufgaben zu verfolgen. Wenn Sie bereits Zugriff auf unsere Treuhandsoftware haben, können Sie sich weiterhin wie gewohnt einloggen. Falls nicht, werden wir Sie in Kürze kontaktieren, um Ihnen Zugangsdaten zur Verfügung zu stellen.
E-Mail: Die E-Mail-Kommunikation wird ein integraler Bestandteil unseres Services sein. Sie können uns jederzeit per E-Mail kontaktieren, um Fragen zu stellen, Dokumente zu übermitteln oder Informationen anzufordern. Unsere E-Mail-Adresse lautet [Ihre E-Mail-Adresse].
Wir glauben fest daran, dass diese Änderung dazu beitragen wird, unsere Dienstleistungen für Sie effizienter und sicherer zu gestalten. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihr Verständnis und Ihre Zusammenarbeit bei dieser Umstellung.
Falls Sie weitere Informationen benötigen oder Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Vertrauen.
Freundliche Grüsse
Treuhandunternehmen XY
Wie das Fallbeispiel zeigt, kann ChatGPT Ihrem Treuhandunternehmen bei der Kommunikation mit Mandant:innen zeitintensive Aufgaben abnehmen. Beim obigen Schreiben müssten Sie bloss noch einzelne Formulierungen ersetzen, die Formatierung vornehmen und Details einfügen. Das KI-Tool kann Sie nicht nur beim Verfassen von Infoschreiben unterstützen, sondern auch Newsletter kreieren, Kundenanfragen beantworten und Terminvereinbarungen machen. Überprüfen und passen Sie sämtliche Textentwürfe stets an, bevor Sie sie versenden. Auch Social-Media-Beiträge oder Website-Inhalte könnten Sie von ChatGPT erstellen lassen. Dies erlaubt Ihnen, die Online-Präsenz Ihres Treuhandunternehmens zu stärken, ohne Ihr Team erweitern zu müssen.
Wo stösst ChatGPT an seine Grenzen?
Bei Beratungsdienstleistungen hingegen ist der Einsatz von ChatGPT und anderen KI-Tools noch nicht ohne erheblichen Aufwand in Form von Kontrolle und Nachbearbeitung möglich. In der Steuerberatung zum Beispiel kann ChatGPT ausschliesslich grundlegende Informationen und Ratschläge zu Steuerfragen bereitstellen, etwa zu Steuererklärungen, Steuervorschriften und Steuersparmöglichkeiten. Basierend auf gegebenen Informationen kann der Chatbot eine Übersicht an Steuersparmöglichkeiten aufzeigen und bei der Bewertung steuerlicher Auswirkungen bestimmter Entscheidungen unterstützen. ChatGPT merkt an dieser Stelle denn auch an, dass seine Fähigkeiten auf der Verarbeitung von Text basieren und das Tool keine rechtlichen oder finanziellen Entscheidungen treffen kann. «Treuhandunternehmen sollten meine Informationen und Vorschläge als Ausgangspunkt verwenden und sie von qualifizierten Fachleuten überprüfen lassen, um sicherzustellen, dass sie den spezifischen Anforderungen und Gesetzen entsprechen», schreibt ChatGPT dazu.
Auch andere technologische Innovationen führen zu Effizienzsteigerungen
Für die Automatisierung von Prozessen und Prozessoptimierungen eröffnen Buchhaltungs- oder Treuhandsoftwarelösungen allerdings bereits heute neue Möglichkeiten, die Effizienz drastisch zu steigern. Die voll automatisierte Schweizer Treuhandsoftware Accounto beispielsweise macht die manuelle Belegverarbeitung komplett überflüssig, womit sich der Aufwand für Sie und Ihr Team auf Kontrollaufgaben reduziert. Bei Accounto können Sie Buchhaltungsregeln und mandatsspezifische Regeln hinterlegen, sodass die Buchführung optimal auf Ihre Kund:innen abgestimmt ist.
Bedeuten Automatisierungen und der vermehrte Einsatz von KI-Tools, dass Treuhänder:innen sich mittel- oder langfristig selbst abschaffen? Kurz gesagt: Nein, aber die Arbeit verlagert sich. Können Sie repetitive Aufgaben wie die Belegverbuchung an eine stabile und sichere Treuhandsoftware wie Accounto auslagern, bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung und Ihr Treuhandunternehmen kann sich stärker auf die Bedürfnisse von bestehenden, potenziellen und neuen Mandant:innen fokussieren. Mit Services, die auf die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen ausgerichtet sind, punkten Sie gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten bei KMU mehr als mit der Abwicklung von Routineaufgaben. Einer Studie von Treuhand Suisse und Accounto zufolge steigt die Nachfrage nach Beratungsdienstleistungen seitens KMU-Kund:innen nämlich weiter an.
