Eine Spalte für Soll, eine für Haben und einige Formeln, um die wichtigsten Werte zu berechnen: Viele Einzelunternehmer:innen oder auf Stundenbasis arbeitende Freelancer halten ihre Finanzzahlen im Tabellenkalkulationsprogramm Excel fest. Sobald eine Unternehmung wächst und sich professionalisiert, stösst aber Excel an seine Grenzen. Der hohe Zeitaufwand, die Fehleranfälligkeit, Risiken im Zusammenhang mit Cyber-Security, mangelnde Komptabilität mit anderen Arbeitstools sowie limitierten Funktionen sind nur einige Nachteile, die sich aus einem Excel-basierten Buchhaltungssystem ergeben.
In diesem Blogbeitrag fassen wir die vier wichtigsten Gründe zusammen, wieso du deine Buchhaltung nicht mit Excel machen solltest, und zeigen eine Alternative für KMU auf.
Grund 1: Buchhaltung mit Excel bedeutet für KMU einen enormen Zeitaufwand
Selbst Unternehmen, die zum Jahresabschluss keinen ausführlichen Finanzbericht erstellen und stattdessen bloss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung benötigen, sollten ihre Geschäftszahlen möglichst effizient festhalten. Eine tagesaktuelle Buchhaltung ermöglicht es dir, innert kürzester Zeit einen Überblick über die finanzielle Situation deines Unternehmens zu erhalten und datenbasierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Bei einer tagesaktuellen Buchhaltung werden alle relevanten Geschäftszahlen wie Ausgaben und Einnahmen täglich aktualisiert.
Nur wenn du deine Zahlungseingänge und -ausgänge lückenlos verbuchst, weisst du, wie es wirklich um dein Unternehmen steht. Jeden Tag die aktuellen Zahlen von Hand in Excel einzutragen, kann allerdings sehr zeitintensiv sein. Sobald eine Einzelunternehmung oder ein Start-up wächst, wird auch der Zeitaufwand für die Buchhaltung mit Excel überproportional grösser. Damit der Aufwand für die Buchhaltung überschaubar bleibt, setzen immer mehr KMU auf ein voll automatisiertes Buchhaltungssystem. Dieses hilfreiche Tool nimmt dir sämtliche Buchhaltungsaufgaben ab. Damit bleibt dir mehr Zeit für strategische Aufgaben und das Kerngeschäft.
Voll automatisierte Buchhaltungssoftware spart also vor allem Zeit. Doch wie sieht es mit den Kosten aus? Smarte Buchhaltungslösungen kosten zwar auf den ersten Blick mehr als Excel. Wenn man jedoch den Zeitfaktor und die somit eingesparten Lohnstunden berücksichtigt, lohnen sich voll automatisierte Buchhaltungssoftwares oftmals auch für kleine Unternehmen.
Innovative Arbeitstools helfen KMU zudem, eine ansprechende Arbeitsumgebung für die Arbeitnehmenden von heute und morgen zu schaffen – und dies ohne Unsummen für Employer Branding auszugeben. Vor allem nach 1980 geborenen Bewerber:innen fällt es leichter, Arbeiten an Technologien zu delegieren als ihren älteren Kolleg:innen. Grundsätzlich ist es eine branchenübergreifende Tendenz, dass immer mehr Unternehmen vom Bankkonto über die Buchhaltung bis hin zu Personaldienstleistungen alles aus einer Hand beziehen möchten. Insbesondere digital affine Führungskräfte verlangen zunehmend nach Gesamtlösungen.
Grund 2: Excel ist nicht kompatibel mit vielen anderen Tools
Wer seine Buchhaltung mit Excel macht, kann nicht automatisch Daten von anderen Dokumenten wie Belegen, Bankauszügen oder Rechnungen importieren. Das Abtippen oder Kopieren von Zahlen aus physischen oder digitalen Dokumenten kostet wertvolle Zeit, die anderweitig gewinnbringender eingesetzt werden könnte. Ausserdem müssen die Belege, Bankauszüge und Rechnungen separat abgelegt und gespeichert werden. Dies bedeutet einen zusätzlichen Arbeitsschritt für dich und dein Team und erschwert die Zusammenarbeit mit externen Steuerberater:innen oder Treuhandunternehmen.
Bei einem voll automatisierten Buchhaltungssystem kümmert sich hingegen eine smarte Softwarelösung sowohl um Routineaufgaben als auch um Ausnahmefälle. Mit dem Tool von Accounto beispielsweise müssen die User nur noch Belege übermitteln, mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen und diese freigeben. Belege werden digital archiviert und sind somit zeit- sowie ortsunabhängig stets abrufbar.
Excel-Dateien werden – im Gegensatz zu Google Docs – nicht automatisch in einer Cloud abgelegt. Dies macht es wahrscheinlicher, dass die Dateien oder zumindest die neuesten Versionen der Datei bei einem Hackerangriff, Systemausfall oder Verlust des Arbeitsgerätes verloren gehen. Mit einer modernen Buchhaltungslösung müsst ihr euch in den meisten Fällen auch nicht mehr selbst um Datenschutz und Cyber-Security kümmern. Alle relevanten Daten und Informationen werden auf der Buchhaltungsplattform aufbewahrt. Das Plattformunternehmen kümmert sich im Normalfall auch um Cyber-Security und erstellt einen IT-Notfallplan (Disaster Recovery), sodass selbst bei perfiden Hacker-Angriffen oder Naturkatastrophen keine Daten verloren gehen.
Grund 3: manuelle Einträge erhöhen die Fehlerwahrscheinlichkeit
Wurde rechtzeitig vermerkt, dass die Rechnung bereits bezahlt ist? Hat sich beim Abtippen des Beleges in Papierform ein Fehler eingeschlichen? Wer kontrolliert, ob alle Gutschriften richtig verbucht sind? Hat der Import der Arbeitsstunden des letzten Monats aus einer anderen Liste geklappt? Weil die Zahlen in Excel manuell eingetragen werden müssen, ist die Buchhaltung mit Excel anfällig für Fehler. Insbesondere bei einer hohen Arbeitslast fallen gerne Flüchtigkeitsfehler an. Arbeiten mehrere Personen in einem Excel-Dokument, lässt sich oftmals nur schwer rückverfolgen, wann der Fehler passiert ist.
Wusstet ihr, dass voll automatisierte Buchhaltungssysteme dank Machine-Learning in der Regel die tiefste Fehlerquote aufweisen? Voll automatisierte Buchhaltungstools ziehen die wichtigsten Zahlen aus Rechnungen, Bankauszüge, Stundenabrechnungen und anderen für dein Unternehmen wichtigen Belegen heraus und führen sie von selbst dem Rechnungs- und Zahlungs-Workflow zu. Die Belege werden automatisch auf der Plattform gespeichert und vor unzulässigen Fremdzugriffen geschützt.
Grund 4: Excel hat nur limitierte Buchhaltungsfunktionen
Selbst Excel-Cracks kommen irgendwann an ihre Grenzen, wenn sie die Buchhaltung eines KMU mit Excel machen sollen. Als Tabellenkalkulationstool mit verschiedensten Einsatzgebieten deckt Excel nicht alle Funktionen ab, die für eine effiziente Buchhaltung wünschenswert wären. So gibt es bei Excel beispielsweise keine automatischen Benachrichtigungen, wenn du mit Zahlungen in Verzug bist und es fehlt ein Dashboard mit Analysen und Reports, was die Zahlen für dein Geschäft bedeuten. Voll automatisierte Buchhaltungssysteme hingegen decken alle Buchhaltungsbedürfnisse von KMU ab.
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